Jenseits der Raumkonferenzen: Wie ‘Bring Your Own Meeting’ (BYOM) die Gestaltung von Besprechungen neu definiert

 

Der Begriff „Bring Your Own Meeting“ wird im AV/IT-Bereich immer häufiger verwendet. Die Verwendung mobiler Geräte in Unternehmen begann mit „BYOD“ (Bring Your Own Device). Was genau verbirgt sich jedoch hinter „Bring Your Own Meeting“? Wie entwickelte sich BYOD zu BYOM? Die entscheidende Frage ist: Was bedeutet BYOM für die Zukunft der Besprechungs-Kultur, der Collaboration und der verwendeten Technologie?

Im Besprechungsräumen findet derzeit ein Technologiewandel statt, der bereits vor der Pandemie begonnen hat, und der auf der Notwendigkeit beruht, auf Industriestandards umzusteigen und bereits getätigte Investitionen in Netzwerkinfrastruktur, Softwareanwendungen und mobile Geräte zu nutzen. Auch der Faktor Mensch spielt bei diesem Wandel eine große Rolle, denn 56 Millionen Millenials werden in naher Zukunft die größte demographische Gruppe innerhalb der arbeitenden Bevölkerung ausmachen und deren Verständnis von Collaboration hat und wird die Meeting-Kultur nachhaltig verändern. Hohe Immobilienkosten haben zudem den Ausschlag für ein Umdenken in Richtung bessere Raumnutzung und Optimierung von Energiekosten gegeben. Schlussendlich haben all diese Faktoren dazu beigetragen, dass Spontanbesprechungen heutzutage sehr viel häufiger stattfinden und Meetings einen gänzlich neuen Charakter bekommen haben.

BYOD ist kein neues Konzept. Die Verwendung der Abkürzung reicht ins Jahr 2009 zurück und wurde von Intel populär gemacht. BYOD ist jedoch älter und nahm seinen Lauf mit der Entwicklung von Smartphones vor dem Hintergrund mobile Geräte für den Einsatz in Unternehmen sicher zu machen.

Der Einsatz von Technologie verlagert sich immer mehr auf persönliche mobile Geräte, wie Laptops, Tablets und Smartphones. Universitäten wie Unternehmen haben die Skepsis gegenüber dieser Entwicklung abgelegt, fördern sogar den Einsatz persönlicher mobiler Geräte und stellen die Infrastruktur dafür zur Verfügung. Es liegt in der menschlichen Natur, eigene Geräte zu verwenden, mit denen man vertraut ist und jederzeitigen Zugriff auf alle Anwendungen und Inhalte hat.

Angesichts der Tatsache, dass BYOD 2022 ein Marktvolumen von ca. 367 Milliarden US-Dollar erreichen wird, zeigen Forschungsergebnisse, dass sich die Mehrheit der Arbeitnehmer durch Verwendung der eigenen Geräte produktiver und effektiver fühlt. Eine Studie von Frost & Sullivan hat festgestellt, dass 80% der Arbeitnehmer persönliche Geräte für Aufgaben am Arbeitsplatz verwenden. 49% der Benutzer geben an, dass sie mit ihren eigenen Geräten produktiver sind. Innerhalb der nächsten 5 Jahre werden in Unternehmen voraussichtlich bis zu 5 vernetzte Geräte pro Arbeitnehmer vorhanden sein. Im Jahr 2020 ist dies keine Überraschung.

Wie geht es weiter, wenn wir unsere Mobilgeräte zu Besprechungen mitbringen?

Bring Your Own Meeting’ (BYOM)

Der Wechsel von BYOD zu BYOM

Auf meinem Telefon und anderen Geräten habe ich meine Apps auf eine ganz bestimmte Art und Weise angeordnet. Meine E-Mails, Kommunikation, Kalender, Dokumente, sozialen Medien, Fotos, Nachrichten, Wetter, Finanzen, Arbeit, Reisen und andere Apps haben ihre ganz bestimmten Stellen auf meinem Bildschirm. Ich kann sofort erkennen, wenn etwas nicht stimmt. Meine Kalender-App ist plötzlich woanders. Warum?

Ich habe mir neulich das Smartphone meines Mannes ausgeliehen. Wir waren im Auto unterwegs und da er am Steuer war, fragte er mich, ob ich die Navigation auf seinem Smartphone aufrufen könnte. Wenn Sie sich jemals das Smartphone eines anderen Menschen angesehen haben, ist dies wie ein kleiner Einblick in die Funktionsweise seines Gehirns. Mein Mann und ich sind beide sehr gut organisiert, aber ist die Art der Organisation dieselbe? Ist unsere Arbeitsweise dieselbe? Selbstverständlich nicht. Warum hat er die Google Maps App dort abgelegt? Und die Wetter-App ist auf Bildschirm 2? Verwirrend für mich!

Die Apps auf seinem Smartphone sind ganz anders angeordnet als auf meinem eigenen, aber eben in einer Art und Weise, die seinen Bedürfnissen, Vorlieben und seiner Arbeitsweise entspricht. Unsere Geräte lassen sich zunehmend individualisieren und an unsere Bedürfnisse anpassen. Warum können Besprechungen vor dem Hintergrund von Mobile Computing und dem erfolgreichen Einsatz von BYOD am Arbeitsplatz nicht auch individualisiert werden? BYOM nutzt BYOD, baut darauf auf und ermöglicht eine neue, fortschrittliche Art der Zusammenarbeit im Besprechungsraum.

Was bedeutet Bring Your Own Meeting (BYOM)?

Bring Your Own Meeting (BYOM) ist eine Besprechungsraumlösung, bei der Benutzer die Technik im Raum mit den eigenen Geräten steuert. Die Audio-/Videotechnik gibt das wieder, was der Benutzer auf seinem Gerät mit zur Besprechung bringt, stellt dadurch den Benutzer in den Mittelpunkt des Workflows und macht die Besprechung individuell. Im Gegensatz dazu sind bei raumbasierten Systemen dedizierte Geräte im Raum zum Starten von Besprechungen vorgesehen; die Technik im Raum bestimmt den Arbeitsablauf und die Effizienz von Besprechungen.

What is Bring Your Own Meeting (BYOM)?

Die Philosophie der Nutzung von Technik ist bei BYOM anders. Die Teilnehmer steuern den Besprechungsablauf, nicht die Technik. Anstelle von Limitierungen durch die Raumtechnik können Benutzer durch BYOM Besprechungsziele effizienter realisieren, indem sie Inhalte von ihren mobilen Geräten, Konferenzanwendungen, Kalender und vieles mehr drahtlos mit der vorhandenen Technik im Raum nutzen können.

BYOM bedeutet, dass die Raumtechnik sich anpasst, je nachdem was Benutzer in den Besprechungsraumen mitbringen. In einer BYOM-Umgebung stellt das Gerät, mit dem der Benutzer den Raum betritt, eine Verbindung zur Raumtechnik her; der Benutzer steuert diese mit dem Gerät, mit dem er am besten vertraut ist.

Herkömmliche Raumsysteme sind vor allem durch hohe Kosten für Hardware, Support sowie eingeschränkter Flexibilität gekennzeichnet. Die meisten Arbeitnehmer haben bereits einen Laptop, ein Tablet oder ein Smartphone, eventuell sogar alle drei; wofür also ein zusätzlicher PC im Raum, der nur dazu dient, einen weiteren PC oder Laptop anzuschließen? BYOM ersetzt das AV-Raumsteuerungssystem durch eine IT-Lösung, die auf Sicherheit, Skalierbarkeit und einfache Verwaltung ausgelegt ist. BYOM macht Bedienstellen und andere spezielle Hardware und Möbel überflüssig und bietet eine kostengünstige, moderne Raumsystemlösung, die auf Technologien basiert, die Benutzer mit ihren eigenen Geräten bereits haben und kennen.

BYOM wird häufig als Erweiterung von BYOD definiert wird. Im Grunde hat BYOD die Voraussetzungen für BYOM geschaffen, da mobile Geräte in Unternehmen mittlerweile zu den Standard-Arbeitsmitteln gehören. BYOM ist ein weit leistungsfähigeres Konzept, das alle Aspekte der Interaktion mit der Technik in Besprechungsräumen umfasst. Die Raumtechnik muss nicht nur alle Geräte auf der Ebene einer Grundfunktionalität unterstützen, sondern auch auf diese Geräte so reagieren, dass der gesamte Workflow und die Produktivität während Besprechung verbessert wird.

In der AV/IT-Branche gibt es unterschiedliche Definitionen für „Bring Your Own Meeting“. Was bedeutet es aber tatsächlich, das “eigene Meeting“ mitzubringen?

8 Schlüsselmerkmale, die BYOM definieren

  1. Teilnehmer gestalten die Besprechung mit eigenen Mobilgeräten und Laptops.
    BYOM setzt keine dedizierten Systemgeräte voraus, um eine Besprechung durchzuführen. Die Teilnehmer interagieren mit ihren eigenen Geräten. Besprechungs-Organisatoren starten Videokonferenzen mit ihrem eigenen Laptop und verbinden die Raumtechnik mit der Videokonferenz sowie den Teilnehmern an entfernten Standorten. Alle Teilnehmer können Inhalte mit ihrem eigenen Laptop, Tablet oder Smartphone teilen und Besprechungen mit ihrem eigenen Kalender, Inhalten, Apps und Präferenzen durchführen.

  2. Plattformunabhängige Integration von Videokonferenzdiensten.
    BYOM ist an keinen bestimmten Anbieter von Videokonferenzdiensten gebunden, sondern bietet plattformunabhängige Konferenzen und ist mit allen populären Videokonferenzdiensten kompatibel, z.B. Zoom, Teams, Webex und vielen anderen. Der Besprechungsraum wird zum universellen Hub für die Videokonferenz der Wahl ebenso wie für die Teilnahme an Videokonferenzen, die von Geschäftspartnern durchgeführt werden. Die Besprechungsorganisatoren starten Videokonferenz-Meetings mit ihrem eigenen Laptop, nutzen die Technik im Raum und schaffen so eine Collaboration-Plattform für Teilnehmer an entfernten Standorten, als wären sie im gleichen Raum.

  3. Teilen von beliebig vielen Inhalten durch beliebig viele Benutzer.
    Bei BYOM-Anwendungen wurde in der Vergangenheit der Fokus vor allem auf entfernte Teilnehmer gelegt. Dabei geht BYOM weit über Videokonferenzen hinaus. Es geht darum, den Besprechungsablauf an die Zielsetzung und Präferenzen der Teilnehmer anzupassen, ob vor Ort oder an anderen Standorten. Durch die nahtlose Integration persönlicher Geräte in die Raumtechnik bieten sich vielfältige Möglichkeiten, Inhalte mit anderen Teilnehmern gemeinsam zu nutzen und dadurch die Teamarbeit und die Produktivität in Besprechungen zu verbessern. Inhalte können 4k-Videos, Bilder, Dokumente, Anwendungen und vieles mehr sein, was sich auf den Mobilgeräten oder Laptops der Teilnehmer befindet. Damit ist Teamarbeit und Collaboration auf einem Level möglich, der in der Vergangenheit schlicht nicht existiert hat.

  4. Integration des persönlichen Kalenders.
    Die Integration des persönlichen Kalenders ermöglicht das Identifizieren des Besprechungsorganisators und des bevorstehenden Meetings, sowie das automatische Starten des Meetings durch das BYOM-System, das zugleich das Mobilgerät oder den Laptop des Organisators und die darauf gehostete Videokonferenz mit der gesamten Raumtechnik verbindet. Das ist Techniknutzung auf bequemste und einfachste Art und Weise.

  5. Berührungslose Besprechungsraumlösung.
    Da BYOM-Systeme über Ihr eigenes Gerät gesteuert werden, ohne die Notwendigkeit eines Kabel oder einer physische Verbindung zu technischen Komponenten im Raum hergestellt, können Mitarbeiter wie Gäste nahezu berührungslos, ohne gemeinsam genutzte Bedienstellen, Dongles oder andere Kontaktflächen an Besprechungen teilnehmen. Wenn Sie während einer Besprechung mit speziellen Konferenzpanels oder USB-Devices interagieren müssen, bringen Sie nicht wirklich Ihr eigenes Meeting mit. Die Pandemie hat die Notwendigkeit kontaktloser Technologie deutlich gemacht und die Entwicklung entsprechender Besprechungsraumlösungen beschleunigt.

  6. Weltweite Standardisierung: Unterstützung aller Besprechungsarten in beliebigen Räumlichkeiten zu jedem beliebigen Zeitpunkt.
    Die Art und Weise, wie wir uns besprechen, ändert sich. Collaboration ist nicht mehr auf spezielle Räume beschränkt. Besprechungen verlagern sich vom traditionellen Konferenzraum in Lounges, Empfangsbereiche, Flure usw. Schätzungen zufolge werden bis 2022 70% aller Videokonferenzen in so genannten Huddle Spaces stattfinden. BYOM-Lösungen sind darauf ausgelegt, Meetings mit lokalen wie mit entfernten Teilnehmern in jedem beliebigen Raum durchzuführen. Dedizierte Systemhardware im Raum wird durch ein System ersetzt, das auf den Geräten der Teilnehmer ausgeführt wird. Dadurch bieten BYOM-Systeme eine intuitive Lösung, mit der die Teilnehmer vertraut sind, die zudem flexibler ist und von IT-Administratoren kostengünstiger implementiert und bereitgestellt werden kann. Jeder Raum, der mit einem Display und einer Kamera ausgestattet ist, kann in einen BYOM-fähigen Raum verwandelt werden, in dem geplante oder ungeplante informelle Besprechungen durchgeführt werden können.

  7. Einfache Handhabung.
    Raumbasierte Systeme kennzeichnen sich zwar durch die Einfachheit eines immer gleichen und konsistenten Workflows durch Verwendung der Hardware eines bestimmten Anbieters, jedoch leidet die Flexibilität darunter. Gute BYOM-Lösungen bieten sowohl Flexibilität als auch einfache Handhabung. Anstelle eines Standard-Workflows, der sich über die Hardware eines bestimmten Herstellers definiert, bietet BYOM denselben konsistenten Workflow für jeden Besprechungsraum und jeden Videokonferenzdienst, unabhängig davon, ob Sie Zoom, Teams, Webex oder andere Dienste verwenden.

Analyse von Besprechungsräumen.
Der Arbeitsumgebung ist im Wandel. Umfassende BYOM-Lösungen sind nicht nur für die Benutzer komfortabel, sondern bieten Einblicke, um Administratoren zu helfen, die sich ändernde Arbeitsumgebung zu verstehen, besseren Support zu geben und Besprechungsräume im Laufe der Zeit zu optimieren. Anonymisierte Analysen versetzen IT-Administratoren und Entscheidungsträger in die Lage, die Raum- und Technologie-Nutzung, die Besprechungsdauer, die Raumauslastung und andere Daten auszuwerten, um Räume effizienter und besser zu verwalten und zu optimieren.

Die nächste Stufe der Nutzung von Besprechungsräumen

BYOM ist ein Paradigmenwechsel und verändert unsere Sichtweise, wie Besprechungsräume genutzt werden. Bisher haben wir unsere Arbeitsweise an die Limitationen der Technik angepasst. Mit BYOM sind wir in der Lage, diese Einschränkungen zu überwinden, um einen flexiblen, plattformunabhängigen Besprechungsraum zu schaffen, den wir nach unseren Präferenzen nutzen können, also mit unseren Inhalten, dem Videokonferenzdienst unserer Wahl, der nahtlosen Integration unseres Besprechungskalenders usw.

Redefining the Meeting Room Experience

Die Technologie, die wir persönlich nutzen, sollte sich nahtlos in die Arbeitsumgebung und Infrastruktur integrieren lassen. So können wir jederzeit ganz individuelle Besprechungen mit Kollegen vor Ort und an entfernten Standorten durchführen. Echte BYOM-Lösungen basieren auf einer intelligenten, berührungslosen, technischen Infrastruktur und werden unser Denken und unsere Arbeitsweise zum Positiven verändern, was Besprechungen und Collaboration am Arbeitsplatz anbetrifft. BYOM wird aber auch richtungsweisend sein, wie unsere Arbeitsplätze in Zukunft gestaltet werden.

BYOM ist zwar bereits verfügbar, steckt aber noch in den Kinderschuhen und wir können in naher Zukunft viele Innovationen in dieser Richtung erwarten. Was bringt die Zukunft? Wie sieht Ihre Vorstellung des zukünftigen Besprechungsraumes aus?